Toute société doit tenir chaque année une AGOA ou Assemblée Générale Ordinaire Annuelle d’approbation des comptes ayant pour objectifs :

  • de rendre compte de l’activité de la société sur l’année écoulée,
  • d’approuver les comptes de la société,
  • d’entériner la gestion du dirigeant sur l’exercice écoulé,
  • de décider de l’affectation du résultat de la société,
  • et de soumettre aux associés les conventions règlementées.

1°) Quelles sont les sociétés concernées ?

Conformément à l’article 1856 du Code Civil, doivent tenir une AGOA les sociétés de nature civile. La nature civile de l’objet social se détermine par opposition aux activités commerciales, et peut se regrouper en 6 catégories :

  • agriculture
  • professions libérales
  • extraction
  • activités immobilières
  • activités intellectuelles
  • groupements coopératifs et mutualistes

Ainsi, les sociétés concernées sont par exemple les : SCI, SC de portefeuille, SC professionnelle, SCM…

De plus, en application de l’article L 232-1 du Code de Commerce, sont soumises à cette même obligation, les sociétés ayant une activité commerciale telles que : SARL/EURL, SAS/SASU, SA, SEL…

2°) Quel en est le formalisme ?

La tenue de l’AGOA suppose l’établissement de documents obligatoires dans le respect des délais légaux et/ou statutaires.

Ainsi, une convocation doit être adressée aux associés et le cas échéant, au Commissaire aux Comptes, voire au Comité d’Entreprise. Celle-ci doit absolument contenir l’ensemble des sujets constituant l’ordre du jour. En effet, l’assemblée ne pourra délibérer que sur les questions y figurant, à défaut, toute décision prise contrairement à cette règle sera nulle de plein droit.

Il convient également d’établir avec la même minutie et la même rigueur :

  • le rapport de gestion : ses mentions obligatoires varient notamment en fonction de la forme de la société. Néanmoins, les principaux thèmes à relater concernant l’exercice écoulé sont : l’activité de la société, les informations comptables et fiscales, les filiales et participations.
  • le texte du projet des résolutions : expose, aux fins d’information des associés, les résolutions qui vont être soumises au vote le jour de la tenue de l’assemblée.
  • le rapport spécial : détaille les conventions réglementées (voir infra).

Dans les sociétés commerciales, l’AGOA doit impérativement intervenir dans un délai de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice comptable de la société. De plus, devront être publiés auprès du Registre du Commerce et des Sociétés le rapport de gestion, le détail de l’affectation du résultat et les comptes annuels et ce, dans un délai d’un mois à compter de la date du procès-verbal de l’AGOA.

Enfin, en cas de distribution de dividendes, notre Cabinet établit également les Imprimés :

  • n° 2777-D en cas de distribution au profit de personnes physiques ;
  • n° 2561 et n° 2561 ter aux fins d’information de l’administration fiscale sur toutes les sommes perçues.

3°) Que sont les conventions réglementées ?

Les conventions réglementées sont toutes les conventions conclues directement ou indirectement entre une société et son dirigeant ou un de ses associés, et qui doivent en principe faire l’objet d’un contrôle des associés.

Ainsi, il convient de lister toutes les opérations entrant dans ce cadre et intervenues au cours de l’exercice écoulé, au sein d’un document intitulé « rapport spécial ». Par ailleurs, le dirigeant devra soumettre cette liste de conventions au Commissaire aux Comptes, lorsque la société en est dotée, afin que ce dernier établisse son rapport sur lesdites conventions.

Enfin, selon la jurisprudence de la Cour de Cassation, le critère de l’activité économique développé au regard de la notion d’entreprise visée à l’article L 313-12 du Code Monétaire et Financier, a eu pour conséquence de faire rentrer les sociétés civiles dans le champ d’application du contrôle des conventions réglementées. Il est donc aussi nécessaire de rédiger un rapport spécial dans les sociétés civiles.

La Loi d’habilitation n° 2014-1 du 2 janvier 2014 publiée au JO le 3 janvier 2014, ayant pour objet la simplification et la sécurisation de la vie des entreprises, va venir modifier quelque peu le champ d’application des conventions réglementées, savoir :

  • vont être exclues de cette procédure de contrôle les conventions conclues entre une société et une filiale détenue, directement ou indirectement, à 100 % ;
  • vont être inclues dans le rapport du Conseil d’administration ou du Directoire, une information sur les conventions conclues par un dirigeant, un administrateur ou un actionnaire détenant plus de 10 % de la société mère avec une filiale détenue directement ou indirectement ;
  • devront être obligatoirement motivées les décisions du Conseil d’administration ou de surveillance qui autorisent ces conventions ;
  • devront être tous les ans soumises au Conseil d’administration ou de surveillance les conventions dont l’effet dure dans le temps.

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